Chi phí Dịch vụ tổ chức Gala Dinner là câu hỏi đầu tiên nhiều Doanh nghiệp đặt ra. Ngân sách cho Sự kiện Gala Dinner phụ thuộc vào: buổi tiệc 50 người tại nhà hàng sẽ có chi phí khác hoàn toàn một Sự kiện 500 người tại Khách sạn 5 sao.

Để giúp bạn dự trù ngân sách chính xác, chúng tôi phân tích các yếu tố chính ảnh hưởng đến tổng chi phí, giúp Doanh nghiệp tối ưu ngân sách, bạn sẽ biết chính xác tiền của mình được chi vào đâu để tránh lãng phí. Các Công ty tổ chức Sự kiện chuyên nghiệp luôn xây dựng Báo giá dựa trên năm yếu tố cốt lõi bao gồm: địa điểm, số lượng Khách, tiêu chuẩn ẩm thực, độ phức tạp của chủ đề chương trình và yêu cầu về hệ thống thiết bị. Hiểu rõ 5 điểm này giúp bạn kiểm soát ngân sách hiệu quả và làm việc với đơn vị tổ chức dễ dàng hơn.

Yếu tố 1: Địa điểm tổ chức (Khách sạn 5 sao, trung tâm Hội nghị, hay không gian ngoài trời)

Địa điểm là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến chi phí.

• Khách sạn 5 sao (ví dụ: Sheraton, New World, InterContinental, Park Hyatt) có phí thuê sảnh và chi phí dịch vụ F&B (ẩm thực) trên mỗi Khách cao nhất. Mức giá này đảm bảo sự sang trọng, dịch vụ chuyên nghiệp và không gian đẳng cấp.
• Trung tâm Hội nghị (ví dụ: Gem Center, White Palace) thường có mức giá cạnh tranh hơn Khách sạn 5 sao: cung cấp không gian lớn, linh hoạt, phù hợp cho các Sự kiện quy mô hàng trăm hoặc hàng nghìn Khách.
• Không gian ngoài trời (resort, bãi biển, sân vườn) có thể phát sinh nhiều chi phí ẩn. Bạn cần ngân sách cho việc thuê hệ thống nhà bạt, máy lạnh di động, hệ thống vệ sinh, và chi phí vận chuyển thiết bị đến địa điểm xa.

Yếu tố 2: Số lượng Khách mời (Quy mô Sự kiện)

Số lượng Khách mời quyết định chi phí trên mỗi đầu người (cost per pax). Chi phí (sân khấu, âm thanh, trang trí) sẽ được chia đều. Tuy nhiên, chi phí lớn nhất chính là ẩm thực (F&B): càng nhiều Khách, tổng chi phí F&B càng tăng. Quy mô Sự kiện cũng ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn địa điểm. Sảnh tiệc 100 Khách có giá thuê khác sảnh 500 Khách. Ngoài ra, số lượng Khách tăng đồng nghĩa với việc tăng chi phí quà tặng, in ấn (thiệp mời, menu) và số lượng nhân sự phục vụ. Khi yêu cầu Báo giá, bạn cần cung cấp số lượng Khách dự kiến (Estimated Pax) để đơn vị tổ chức có Báo giá sơ bộ chính xác.